Решение актуальных вопросов стеклопакетного производства. Оптимизация и усовершенствование работы коммерческого отдела стеклопакетного предприятия с помощью современного программного обеспечения.
Апрель 19, 2012
Одной из важнейших функциональных структур любого производства является коммерческий отдел. Это один из трех китов, на котором держится грамотная и качественная работа с клиентами. Автоматизация функционала данного отдела и бизнес-процессов, с ним связанных, – это первый шаг к минимизации нарушений условий договора с клиентом.
Рассмотрим, что входит в обязанности менеджера-оператора коммерческого отдела и какие непосредственные функции он выполняет без использования программного обеспечения, и что дает автоматизация работы отдела.
Менеджер клиентского отдела, безусловно, должен быть профессионалом своего дела, от работы которого зависит грамотное общение с заказчиком. Но, помимо качественного консультирования и предоставления полной информации по продукции компании, менеджер должен предоставлять заказчику всю необходимую информацию по техническим вопросам, производить быстрый правильный расчет заявок, проверять заявку на возможность выполнения (наличие свободных мощностей на производстве, реализация заказа в срок, отсутствие задолженности заказчика перед предприятием по пирамидам и денежным кредитам, т.е. положительные финансовые взаимоотношения, и др.). В компаниях, где автоматизация производства отсутствует, менеджеры решают эти достаточно непростые вопросы «вручную», по телефону, связываясь с другими отделами и структурами: с производством, логистами, складом материалов и тп. Все это занимает большое количество времени и часто сопряжено с ошибками в непосредственной работе с заявками и в полученной информации от других отделов.
Таких ошибок, связанных с человеческим фактором, можно легко избежать, автоматизируя процесс работы отдела в двух взаимосвязанных направлениях: это автоматизация, непосредственно, модуля, т.е. функционала отдела, и автоматизация бизнес-процессов, затрагивающих отдел. Функциональная структура отдела занимается определенияем того, что делать, а процессная схема – как именно делать. Именно такое сочетание является оптимальным.
1. Рассмотрим, что дает современный программный комплекс в рамках автоматизации коммерческого модуля, т.е. его функционала.
Основные задачи, которые решаются при грамотной автоматизации – это упрощение работы коммерческого отдела за счет перекладывания сложных и ответственных задач на программное обеспечение, а также максимальная скорость работы, легкость и удобство эксплуатации ПО. Рассмотрим программный функционал более подробно.
Начнем с того, что менеджеры-операторы должны набирать заявки с помощью диалогов-мастеров или получать заявки от клиентов в электронном виде в специальных формах, чтобы избежать ошибок ручного ввода информации и увеличить скорость обработки данных. Должен быть реализован быстрый и удобный автоматический ввод данных для оформления заявки в виде импорта заказов из внешних программ и из смежных отраслей. Ввод различных геометрических фигур также должен производиться автоматически в нетрудоемком графическом редакторе, имеющем большое количество шаблонов, с возможностью простого безошибочного оформления самых разнообразных видов продукции, включающих в себя сложные геометрические формы. Должна существовать возможность быстрого и легкого формирования необходимых печатных и различных аналитических форм отчетности. Очень важна реализация функции предварительной оптимизации раскроя стекла по заказу с целью уточнения себестоимости. Кроме того, должна реализовываться автоматическая проверка оформляемых заказов на технологические ограничения и возможности оборудования. Оформление всей номенклатурной продукции должно иметь возможность неограниченного расширения ассортимента компании. Уже на этапе оформления заказа нужна реализация использования различных схем ценообразования и расчета плановой себестоимости товара. Ну и наконец, установка качественного программного обеспечения должна позволять добавлять производственные операции и расширять ассортимент без привлечения специалистов и вынужденной модификации самой программы.
2. Очень интересным, важным, и, порой, запутанным вопросом на любом предприятии являются, так называемые, бизнес-процессы, которые достаточно сложно превратить в правильную, слаженно работающую схему, объединяющую все предприятие в единый сбалансированный организм. От того, насколько эффективно проработана и реализована схема бизнес-процессов, зависит то, насколько конкурентоспособна компания и, соответственно, ее прибыльность. Бизнес-процессы - это оптимально продуманный набор действий в компании, направленный на достижение заданной цели. Автоматизация сама по себе - это лишь инструмент для того, чтобы ускорить процесс работы чего-либо, сокращая трудозатраты. А современное программное обеспечение, автоматизирующее правильно созданные бизнес-процессы, представляет своего рода «совершенную мандалу» производственного предприятия, обеспечивающую бесперебойную, четкую, регламентированную, долговечную и оптимальную работу компании. Рассмотрим работу неавтоматизированных бизнес-процессов в коммерческом отделе на реальных примерах.
Бизнес-процессы в коммерческом отделе – это прием заявки – перевод ее в заказ – отправка на производство – обратная связь с коммерческим отделом других подразделений. Ни для кого не секрет, что менеджеры, порой, забывая свои должностные обязанности, в борьбе за крупные заказы, оказывают своим клиентам медвежью услугу, реализуя личные договоренности с клиентом по срокам производства, исправлению рекламациий, отправки заказа вне очереди в работу. Такая ситуация подрывает со временем работу всего производства, так как ситуация выходит из под контроля руководства, которое может и не подозревать о том, что происходит (менеджер может простить клиенту задолженность по пирамидам и принимать заявки, что в итоге приводит к нехватке пирамид на производстве или их полному отсутствию; может по просьбе постоянного заказчика поставить в работу вне очереди дополнительные пакеты, что будет выгодно конкретному клиенту, но чревато для производства в целом: использование неучтенного стекла, списывание ГСМ по незапланированной доставке допзаказа и др. издержки). Не исключен и элемент «подкупа» менеджеров заказчиками с целью оформить заказ вне очереди с минимальными сроками производства, что полностью дезорганизует производство и приводит к потере других заказов. Реализуя свои личные интересы и амбиции в конкурентной борьбе между такими же менеджерами-оперторами, сотрудник, в итоге, приносит ущерб всему предприятию в целом.
Отсутствие четкого зафиксированного регламента и должностных обязанностей (если даже он и есть в документальном виде, не всегда сотрудники его придерживаются) заставляет рабочий персонал хорошо и, порой, «оригинально» исполнять свои функции, но не ориентирует на достижение общей заданной цели. То есть, выполняя свои непосредственные задачи, сотрудники перестают видеть результаты всего предприятия вцелом и понимать свое место в общей схеме. Кроме того, действия на предприятии не ограничиваются рамками одного отдела. Отделы взаимодействуют, передавая друг другу задания по этапам. И, как правило, на это взаимодействие уходит больше времени и сил, чем на выполнение собственно функционала, так как специалисты одного отдела не всегда заинтересованы в эффективном сотрудничестве со специалистами другого. Это порождает различного рода разногласия, в которых не учитываются общие интересы компании, а отстаиваются свои личные. Каждый «незаменимый сотрудник» сознательно выходит за рамки своих должностных обязанностей, вмешиваясь в процессы других отделов и выполняя задачи в меру своего понимания и способностей.
Грамотно выстроенный автоматизированный бизнес-процесс не усложняет, а упрощает требования к рядовому персоналу, перекладывает монотонную однообразную работу на «плечи» системы. Именно это делает сотрудников заменяемыми, и обеспечивает стабильное функционирование компании в целом. Процессы стандартизируются. Благодаря этому сотрудники не задумываются над тем, какие задания они должны выполнять - они явно видят перечень назначенных именно им заданий (список задач формируется в результате анализа тех процессов, в котором каждый сотрудник задействован, не обязательно в рамках только своего отдела). Причем автоматический регламент, в отличие от документального (бумажного) не дает возможности от него отступить, так как все действия менеджера сводятся к ряду последовательных операций на ПК.
Все модули: коммерческий, производственный, складской, отгрузка готовой продукции - в автоматизированном производстве представляют четко отлаженную схему бизнес-процессов. В результате менеджеры-операторы, оформляя заявку, автоматически получают разрешение на перевод ее в заказ при соблюдении всех необходимых условий (система автоматически молниеносно дает результат, учитывая действия всех отделов в реальном времени: полная информация по клиентам, кредитам в деньгах и пирамидах, наличие материалов на складе, время обработки заказа и раскроя стекла, наличие свободных мощностей, наличие транспорта и пирамид и тп), и в этом случае как-либо лично повлиять на ситуацию просто не представляется возможным. Такая оценка объема временных трудозатрат и материальных ресурсов, а также возможность постановки в план работ и размещения заявки на изготовление продукции в производственном плане с учетом фактического состояния дел и необходимых ресурсов очень важны не только для работы коммерческого отдела, но и для оптимизации всех технологических бизнес-процессов.
Работа компании только с автоматизированным коммерческим модулем невозможна, исходя из вышесказанного. Чтобы производство представляло из себя единый слаженный оптимально работающий механизм, необходима автоматизация всех его модулей и бизнес-процессов.
Похожие новости:
